Co jest istotą zakupów?

Tytułem wstępu napisałem trochę moich przemyśleń zawodowych w poprzednim poście. Teraz  napiszę o tym o co tak naprawdę chodzi w zakupach. Niby pytanie jest banalne ale czy na pewno?  Najczęściej spotyka się stwierdzenie, że rolą kupca/działu zakupów jest  dostarczenie potrzebnych towarów na czas i w najlepszej możliwej cenie. Oczywiście jest to prawdą ale zakupy jako takie nie powinny ograniczać swej roli tylko do takiej formy. Niestety tak najczęściej są postrzegane zarówno przez samych kupców jak i inne działy przedsiębiorstwa. Tymczasem dobrze zarządzane zakupy są zdolne do tego aby firma uzyskała stałą przewagę konkurencyjną na rynku. Lepsze warunki dostaw towarów, innowacyjne podejście zakupów może przesądzić o tym czy firma odniesie sukces czy też nie.    Często zdarza się, że nie da się uzyskać  lepszej ceny dla kupowanego do tej pory towaru ale zastąpienie go nowym rozwiązaniem może przynieść znaczne oszczędności. No dobrze ale kupiec nie jest ekspertem w każdej dziedzinie. Więc skąd ma wiedzieć co zaproponować? Na co dzień ma jednak kontakt z ekspertami = dostawcami. Zakupowiec jest najlepszą osobą do wyłapania nowinek technologicznych na rynku. Kontakt z wieloma firmami z branży daje możliwość zaproponowania nowych rozwiązań i obniżenia kosztów produkcji. Pamiętać należy więc, że uzyskanie lepszej ceny to nie tylko negocjacje cen ale poszukiwanie nowych bardziej korzystnych rozwiązań.  Takie aktywne podejście do tematu zakupów nie jest jeszcze powszechne w wielu firmach. Dlatego ludzie profesjonalnie zajmujący się zakupami posiadający takie podejście do tematu zakupów mogą dla przedsiębiorstwa uzyskać stałą przewagę konkurencyjną.

O zakupach

Ostatnie lata to w wielu firmach gwałtowny wzrost znaczenia działu zakupów. Niestety bardzo często w przedsiębiorstwach pokutuje  wizja tradycyjnej formy zakupów w postaci działu zaopatrzenia produkcji. Jest to oczywiście błąd, który firma może przypłacić poważnymi problemami. Ciągle powszechny jest pogląd, że to sprzedaż i marketing zarabiają pieniądze. Prawdziwy zakupowiec nigdy się z tym jednak nie zgodzi i jeśli wie jak, może podnieść znaczenie zakupów w swojej firmie. Tradycyjnie pojmowane zakupy to bardziej część transakcyjna niż poszukiwanie dostawców i negocjowanie bardziej korzystnych warunków współpracy. Wynikiem takiego podejścia jest oczywiście brak wpływu działu zakupu na działania firmy podejmowane przez kierownictwo firmy. Tymczasem w firmach koszty kupowanych materiałów i usług to ponad 50% wszystkich wydatków. Mając taką świadomość widać, że sprawny dział zakupów może w sposób istotny wpłynąć na kondycje finansową firmy. Tymczasem wiele firm nie ma tej świadomości i jedyny sposób zwiększenia zysku upatruje w zwiększeniu sprzedaży. Przy obecnym przesyceniu rynku dobrami jest to bardzo trudne. Tymczasem zaniedbane przez lata zakupy mogą być źródłem znacznej poprawy rentowności firmy. Jako przykład mogę podać fakt, że zmniejszenie kosztu zakupu materiałów o 8% ma taki sam efekt finansowy jak zwiększenie sprzedaży o 25% lub zmniejszenie zarobków pracowników o 25% lub wzrost cen oferowanych towarów o 5%. Z mojej wieloletniej praktyki w międzynarodowych korporacjach mogę powiedzieć, że uzyskanie tych 8% w firmie ze słabymi zakupami (lub brakiem działu zakupów) to nie jest wielkie wyzwanie.